Termine, Konferenzen, Kooperationen und Co: Fünf nützliche Tools fürs Büro

Sandra Meinzenbach 15. Juni 2020 0 Kommentare

Homeoffice und virtuelle Arbeit haben in den letzten Wochen einen Aufschwung erlebt – und beides wird auch künftig profitieren. Zwar wurden die Vorgaben zur Eindämmung des Corona-Virus inzwischen gelockert. Doch wer online arbeiten kann, wird das auch weiterhin tun.

Kundengespräche via Online-Chat, Videokonferenzen oder Webinare bieten Vorteile: für Sie und ebenso für Ihre Kunden. Und kluges Onlinemarketing ist Gold wert: eine aussagekräftige Website ebenso wie Kommunikation auf Social Media.

Daher stelle ich Ihnen einige nützliche Tools fürs Büro vor: damit Sie Ihren Arbeitsalltag besser planen und sich vieles leichter machen können. Geeignet sind meine Empfehlungen für den Schreibtisch und für die Zusammenarbeit mit Projekt- und Kooperationspartnern. Aber vielleicht ist das eine oder andere Tool auch dann etwas für Sie, wenn Sie in anderen Bereichen zu Hause sind.

1. Termine online vereinbaren: Calendly

Termine zu vereinbaren, verursacht mitunter viel Hin und Her: anrufen oder Vorschläge per E-Mail schicken, eine Bestätigung abwarten und gegebenenfalls über Alternativen sprechen. Einfacher (und im Basistarif kostenfrei) geht’s mit Calendly. Hier legen Sie sich einen virtuellen Kalender an und geben Ihren Kunden Auswahlmöglichkeiten vor. Sie können

• die Zeitdauer Ihrer Termine planen („Kennenlerngespräch: 15 Minuten“, „Beratung: 45 Minuten“ oder „SEO-Unterstützung: anderthalb Stunden“),
• den Treffpunkt festlegen (in Ihrem Büro, im Café, telefonisch oder per Online-Chat),
• andere Termine und Verabredungen, Wochenenden oder Ihren Feierabend sperren,
• Termine in einem beliebig langen Zeitfenster zulassen (in den kommenden sieben Tagen, in zwei Wochen oder im gesamten nächsten Monat),
• Fragen stellen oder Hinweise weitergeben (was sich Ihre Kunden von Ihnen wünschen, wie die Zusammenarbeit funktioniert oder ob Sie wichtige Unterlagen benötigen).

Sie leiten Ihren Gesprächspartnern einfach den Link zu Calendly weiter: Dort sehen sie, wann Sie Zeit haben und wann nicht. Ihre Kunden können einen passenden Termin auswählen. Und weil ein selbst gewählter Termin irgendwie verbindlicher ist, werden Sie sicherlich nicht einfach versetzt.

2. Videobesprechungen, Gruppenmeetings, Webinare: Zoom

Zoom macht Videotelefonate möglich. Mit diesem nützlichen Tool fürs Büro können Sie mit einem einzelnen Partner sprechen – oder Gruppenkonferenzen und Webinare abhalten.

So sparen Sie Zeit. Und Ihre Kunden auch. Fahrzeiten, die leidige Parkplatzsuche und Kosten für Bus oder Bahn fallen weg: vorteilhaft vor allem dann, wenn Sie (wie ich) deutschlandweit arbeiten und wenn mehrere Besprechungen nötig sind. Persönlicher als ein simples Telefonat ist Zoom allemal: Sie sehen Ihre Kunden und Ihre Kunden sehen Sie. Weitere Vorteile sind:

• Ihre Gesprächspartner müssen sich nicht eigens bei Zoom anmelden,
• Sie schicken ihnen einen Link, über den sie unkompliziert zum individuellen Dialog oder zur Gruppenkonferenz gelangen,
• Sie können Ihre Gespräche aufzeichnen und sich wichtige Informationen sichern: Bei Mitschriften am Telefon geht letztlich viel verloren.

Zudem bietet Zoom eine kostenfreie Basisvariante. Für Eins-zu-eins-Gespräche gibt es keinerlei Einschränkung, Meetings mit mehr als zwei Personen bleiben auf 40 Minuten beschränkt: Aufrüsten können Sie bei Bedarf jederzeit.

3. Projekte und Aufgaben teilen: Asana

Unter Umständen arbeiten Sie mit festen Partnern zusammen: Als Freiberufler geben Sie vielleicht einige Dinge an Kooperations- und Netzwerkpartner ab. Oder Sie teilen bestimmte Aufgaben mit Kollegen. Verwalten und organisieren können Sie solche Projekte mit der Plattform Asana (oder mit Slack und Microsoft Teams). Es ist möglich,

• Partner oder Kollegen per E-Mail einzuladen,
• für jedes Projekt ein eigenes Team zusammenzustellen,
• festzulegen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist,
• Deadlines zu setzen,
• Besprechungen und Diskussionen unter Ihren Teams und um einzelne Arbeiten zu beginnen.

So haben Sie, Ihre Kollegen oder freie Mitarbeiter alles Wichtige im Blick. Auch bei Asana (und ebenso bei Slack und Microsoft) gibt es einen kostenfreien Grundtarif. Sie können beide Portale also erst einmal testen – und gegebenenfalls auf die kostenpflichtigen Varianten umsatteln.

4. Dokumente, Tabellen, Präsentationen: Google Drive

Wenn Sie gemeinsam mit Kollegen oder Projektpartnern Dokumente verfassen, empfiehlt sich Google Drive. Mit diesem Tool können Sie

• Texte, Tabellen und Präsentationen erstellen und via Cloud speichern: 15 Gigabyte Speicherplatz gibt’s kostenfrei (und ein Upgrade ist jederzeit möglich),
• Ihre Dateien mit anderen Nutzern teilen und sie gemeinsam bearbeiten: über deren E-Mail-Adressen geben Sie Ihre Unterlagen zum Lesen, für Kommentare oder für (Text-)Änderungen frei,
• nachvollziehen, von wem und wann Änderungen vorgenommen wurden: immer dann, wenn mehrere Personen eingreifen.

Sie und Ihre Mitstreiter haben von jedem Rechner oder via Smartphone-App Zugang zu Ihren Dokumenten. Sie selbst brauchen lediglich ein Google-Konto. Und wer Dateien bearbeiten möchte, auch. Skripte anzuschauen und zu lesen, funktioniert jedoch auch ohne Google-Konto.

5. Bilder für Social Media: Fotor oder Canva

Onlinemarketing heißt auch, auf Social Media präsent zu sein. Wobei die großen Netzwerke bildaffin sind: Postings mit Fotos, Illustrationen oder Grafiken bekommen mehr Aufmerksamkeit und werden häufiger geteilt. Nützliche Tools für die Bildbearbeitung sind die Plattformen Canva und Fotor. Beide funktionieren ähnlich. Sie können ohne großen Aufwand

• Beitragsbilder für Facebook, Pinterest, Twitter oder Instagram gestalten: in den korrekten Pixel-Abmessungen, sodass Ihre Motive passgenau angezeigt werden,
• Titelbilder für die unterschiedlichsten sozialen Netzwerke entwerfen: ebenfalls in den exakten Pixel-Größen,
• weitere Grafiken anfertigen: Einladungen, Postkarten oder Bilder für Blogbeiträge (meine eigenen Blog-Motive entstehen mit Fotor).

Für alle Bildformate finden Sie verschiedene Layout-Vorlagen: in den kostenpflichtigen Varianten etwas mehr als im Basistarif – doch auch dort gibt es genug Auswahl. Sie können

• alle Layouts individuell verändern,
• Ihr Firmenlogo oder eigene Bilder hochladen,
• Schriftarten und Farben an Ihr Corporate Design anpassen (und natürlich auch den Text ändern),
• Grafiken in der hauseigenen Cloud speichern, Kopien erstellen und geänderte Schriftfonts oder Farben problemlos übernehmen.

Nützliche Tools für den Schreibtisch

Es gibt viele praktische Tools, die Ihnen die Arbeit im Büro erleichtern. Nicht nur Sie selbst sparen Zeit und Ressourcen – auch Ihre Kunden (oder Ihre Projektpartner) profitieren. Probieren Sie das eine oder andere Tool einfach mal auch: Ich kann bestätigen, dass sich Calendly, Google Drive oder Fotor lohnen.

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