Professionelle Newsletter erstellen: So geht’s

Sandra Meinzenbach 8. Mai 2023 0 Kommentare

Kommunikation, Kundenbindung, Newsletter, Onlinemarketing

In meinem letzten Beitrag Newsletter für Unternehmen habe ich Ihnen eine ganze Reihe möglicher Themen für Ihr Newsletter-Marketing vorgestellt. Aber passende Inhalte sind nicht alles. Wenn Sie mit lesenswerten Texten begeistern wollen, brauchen Ihre Newsletter Struktur: Ich zeige Ihnen, was Sie beim Schreiben beachten sollten – damit Sie professionelle Newsletter erstellen können.

Und zu aller Anfang gibt’s eine andere Hürde. Um mit Ihrem Newsletter zu punkten, brauchen Sie erst einmal: Menschen, die sich für Ihre Botschaften interessieren. Daher starte ich mit Tipps, wie Sie Abonnentinnen und Abonnenten gewinnen können.

Newsletter-Abonnenten gewinnen

Eine Liste interessierter (also wertvoller) Adressaten aufzubauen, braucht Zeit – und kann durchaus mühsam sein. Aber mit einigen Tipps und Tricks schaffen Sie es, Leserinnen und Leser zu gewinnen:

1. Website

Ihre Website ist die optimale Anlaufstelle für Ihre Angebote und Ihren Newsletter. Möglichkeiten, Ihr Anmeldeformular zu bewerben, gibt es viele:

direkt im Menü,
in einer separaten Kopfzeile,
in einem Pop-up-Fenster mit Registerformular (Vorsicht: Pop-ups können ziemlich nerven),
im Footer: als Link, Banner oder kleines Registerformular (gerne separat zum Menü oder zur Kopfzeile),
in der Sidebar Ihres Blogs,
über Call-to-Action-Buttons: an passenden Stellen in Ihren Websitetexten.

Wichtig: Machen Sie in Ihrem Anmeldeformular mit einem kurzen, knackigen Text auf Ihren Newsletter aufmerksam. Vielleicht mit: „Hier erfahren Sie, wenn es Neuigkeiten in unserem Unternehmen gibt. Und zwar alle drei bis vier Wochen“. Oder mit „Neuigkeiten, Brancheneinblicke, Highlights: Mit unserem Newsletter erhalten Sie jeden Monat exklusive Praxistipps“.

2. Freebies

Ein Freebie ist eine Art Kostprobe: eine kostenfreie Lösung – und ein guter Grund, Ihnen im Gegenzug die eigene E-Mail-Adresse zu schenken. So locken Sie interessierte Newsletter-Abonnenten umso effektiver an: Bieten Sie Hilfe zu einem ganz konkreten Problem aus Ihrem Geschäftsbereich – und zeigen Sie bereits in Ihrem Freebie Fachwissen. Als Freebies eignen sich

Checklisten,
Infografiken,
Ihre 10 besten Praxistipps,
Anleitungen oder Do-it-yourself-Tipps,
eine Gratis-Beratung, falls Sie im Dienstleistungsbereich arbeiten,
ein kostenfreies Webinar oder ein kostenloser Onlinekurs,
ein Rabatt auf angebotene Produkte oder Dienstleistungen,
ein PDF oder in kleines E-Book.

3. Social Media

Wer Ihnen auf Social Media folgt, interessiert sich (höchstwahrscheinlich) für Ihr Unternehmen und Ihre Angebote. Geben Sie in Ihren Social-Media-Beiträgen immer mal wieder praktische Tipps weiter – und bewerben Sie en passant Ihre Newsletter-Anmeldung. Beispielsweise mit: „Mehr Praxistipps gibt’s in meinem Newsletter. Melden Sie sich gerne an + Link zu Ihrer Website.“

4. Analoges Leben

Digitale Möglichkeiten sind nicht alles. Falls Sie ein Ladenlokal, ein Büro mit Laufkundschaft, ein Café oder ein Bistro haben: Weisen Sie darauf hin, was Ihr Newsletter Ihren Kunden bringt – und legen Sie ausgedruckte Formulare für die Anmeldung und parallel gerne auch QR-Codes aus.

Ähnliches gilt für Messeauftritte, Vorträge und andere Veranstaltungen. Auch dort ergeben sich Gespräche und/oder Interesse für Ihre Newsletter-Themen: Stellen Sie wiederum QR-Codes und analoge Formulare für die Anmeldung bereit.

5. Printwerbung

Vergessen Sie Ihre Printwerbung nicht: beispielsweise Flyer oder Prospekte. Machen Sie in aller Kürze auf Ihren Newsletter aufmerksam – und fügen Sie einen QR-Code ein, der interessierte Adressatinnen und Adressaten zur Newsletter-Anmeldung weiterleitet.

Und falls Sie einen Onlineshop haben: Nutzen Sie Paketbeilagen, um dort (idealerweise ebenfalls mittels QR-Code) eine Newsletter-Anmeldung möglich zu machen.

Und E-Mail-Adressen kaufen …?

Klare Antwort: Das ist keine gute Idee. Denn werbliche Mails sind nur mit Zustimmung der Adressatinnen und Adressaten zulässig. Ihre Kontakte müssen sich einverstanden erklären, Ihren Newsletter zu erhalten: Gekaufte E-Mail-Listen sind rechtswidrig.

Darüber hinaus kann es sich um inaktive oder fehlerhafte Adressen handeln. Vor allem aber: Jede Menge Empfänger sind gut und schön – aber das sind noch lange keine Interessenten. Die Chance, dass Ihr Newsletter geöffnet und gelesen wird, ist entsprechend gering. Und die Chance, dass gekaufte Kontakte tatsächlich zu Kundinnen oder Kunden werden, noch viel geringer: In beiden Fällen laufen Ihre Newsletter-Inhalte ins Leere.

Professionelle Newsletter erstellen: Tipps zu Text und Co.

Was gilt nun fürs Schreiben und Gestalten Ihres Newsletters? Professionelle Newsletter erstellen Sie mit Blick auf Inhalt, Text und Layout.

Newsletter-Inhalte

Entscheiden Sie sich bei jedem Newsletter für ein separates Thema – und vermischen Sie keine unterschiedlichen Aspekte. Beispielsweise die Ankündigung Ihres neuen Blogartikels und gleichzeitig Ihre aktuelle Rabattaktion – oder Wissenswertes über den demnächst anstehenden Messeauftritt und über Ihren Website-Relaunch:

Wenn Sie Ihre Leserinnen und Leser mit zu vielen Inhalten bombardieren, bleibt keiner Ihrer Schwerpunkte hängen.
Konzentrieren Sie sich auf ein einziges Thema – und versenden Sie lieber mehrere, aber inhaltlich klar abgegrenzte Newsletter.

Newsletter-Text

Ein optimaler Newsletter beginnt mit einer aussagekräftigen Betreffzeile. Spannend, vielversprechend, zutreffend: Ihr Betreff sollte Ihre Abonnentinnen und Abonnenten neugierig machen. Und neben dem Inhalt idealerweise ebenfalls deutlich machen, was Ihre Leser eigentlich von Ihrem Newsletter haben.

Nicht nur die Betreffzeile, auch der sogenannte Preheader steigert die Aufmerksamkeit – und die Chancen, dass Ihr Newsletter tatsächlich geöffnet wird. Ein Preheader erweitert die Betreffzeile: entweder mit dem ersten Satz Ihres Newsletter oder mit einem individuell festgelegten Kurztext (das ist je nach Newsletter-Software machbar).

Je persönlicher, desto besser: Etliche Newsletter-Programme machen eine persönliche Anrede Ihrer Leserinnen und Leser möglich. Wenn Sie die Möglichkeit dazu haben, dann nutzen Sie sie.

Ein interessanter Teaser schließt an die Betreffzeile und den Preheader an: Schreiben Sie (je nach Thema) zwei, drei oder auch vier einleitende Sätze: Bereiten Sie Ihre Leser auf den konkreten Inhalt und die Mehrwerte Ihres Newsletters vor. Kurz und knapp ist vorteilhafter: Geduld und Aufmerksamkeit lassen letztlich schnell nach.

Im Hauptteil Ihres Newsletters bringen Sie alle relevanten Inhalte unter: von Neuigkeiten und Terminen über Fakten, Produktinformationen und Empfehlungen bis hin zu Tipps, Lösungsstrategien oder Checklisten. Das Wichtigste sollte natürlich am Anfang stehen.

Als Ausklang können Sie mit ein, zwei kurzen Sätzen gerne noch einmal über die Inhalte Ihres Newsletters reflektieren. Verabschieden Sie sich und hängen Sie eine persönliche Grußformel dran.

Nicht zuletzt: Fügen Sie im Footer Ihres Newsletters Ihre Kontaktdaten, die (vorgeschriebene) Möglichkeit zur Newsletter-Abmeldung und gerne auch Zusatzinformationen wie Servicehinweise oder Öffnungszeiten ein.

Newsletter-Gestaltung

Um professionelle Newsletter zu erstellen, sind neben Struktur und Aufbau Ihres Textes einige weitere Dinge wichtig:

Je länger Ihr Newsletter, desto eher springen Ihre Leser ab. Natürlich hängt die Länge von Ihrem Thema ab – aber ganz grundsätzlich empfehle ich 200 bis 300 Wörter.
Je nach Länge Ihres Newsletters: Arbeiten Sie mit Zwischenüberschriften, um Ihren Lesern einen guten Überblick über Ihre Inhalte zu liefern.
Berücksichtigen Sie Ihre Corporate Language und Ihr Corporate Design.
Nutzen Sie passende Bilder oder Grafiken.
Setzen Sie Eyecatcher ein: beispielsweise fette oder farbige Schrift.
Verwenden Sie Störer oder Buttons: letztere, um Verlinkungen oder klare Handlungsaufforderungen einzufügen.

Newsletter-Frequenz

Und die optimale Newsletter-Frequenz? Wie oft Sie Ihren Newsletter verschicken, hängt von Ihrer Branche, Ihren Inhalten und Ihrem Zeitbudget ab. Beispielsweise kann in der Wirtschaft oder an der Börse durchaus ein täglicher Newsletter infrage kommen. Aber wichtiger für Sie selbst ist wahrscheinlich eher die Frage, wie häufig Sie etwas Interessantes weiterzugeben haben – und wie viel Zeit Sie reservieren können:

Inhaltsleere Newsletter ohne konkrete und/oder aktuelle Informationen stoßen auf keinerlei Interesse: Ein etwas längerer Abstand ist allemal besser als nichtssagende, uninteressante Botschaften.
Sie sind in einem Bereich tätig, in dem es auf mehr oder weniger aktuelle Meldungen ankommt? Dann schreiben Sie gerne ein- oder zweimal pro Woche.
Haben Sie inhaltlich Spielraum, dann erstellen Sie alle zwei oder drei Wochen oder jeden Monat einen Newsletter.
Einmal pro Monat sollten Sie sich bei Ihren Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten melden: Versenden Sie Ihre Newsletter in längeren Abständen, besteht die Gefahr, dass Ihr Newsletter in Vergessenheit gerät.

Zu guter Letzt …

Ganz egal, für welche Newsletter-Frequenz Sie sich entscheiden: Planen Sie ausreichend Zeit fürs Texten ein. Und zwar genauso verbindlich wie die Zeit, die Sie für die Buchhaltung oder fürs Schreiben Ihrer Angebote und Rechnungen brauchen.

Und Überlegungen wie „Den aktuellen Newsletter-Text schreibe ich in der nächsten ruhigen halben Stunde …“? So etwas funktioniert letztlich nie – weil immer irgendetwas anderes dazwischenkommt. Begegnen Sie Ihren Abonnentinnen und Abonnenten zuverlässig und versenden Sie Ihren Newsletter in regelmäßigen Abständen: So verankern Sie sich und Ihr Unternehmen in ihrem Gedächtnis.

Abonnenten gewinnen, Texte schreiben, überzeugen: So gestalten Sie Ihren Newsletter professionell