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Sommerzeit, Urlaubszeit: Sicherlich gönnen auch Sie sich eine wohlverdiente Auszeit. Die Absender eingehender E-Mails über Ihre Abwesenheit zu informieren, gehört zum guten Ton. Natürlich nicht nur während Ihres Sommerurlaubs, sondern auch während der nächsten Weihnachtsferien oder während Dienstreisen. Was in professionelle Abwesenheitsnotizen gehört und welche Fehler Sie vermeiden sollten – das verrate ich Ihnen in diesem Beitrag.
So nicht: Scheinbar originelle Abwesenheitsnotizen
Vorlagen für besonders „kreative“ und originelle Abwesenheitsnotizen gibt es ohne Ende. Zum Beispiel Texte wie diese:
- „Ich bin momentan nicht im Büro. Aber wenn es wichtig ist, können Sie mir einen Tweet mit dem Hashtag #SIEUNTERBRECHENMEINENURLAUB schicken.“
- „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre Kreditkarte wurde für die ersten zehn Wörter mit 5,99 Euro und für jedes weitere Wort mit 1,99 Euro belastet.“
Mal ehrlich: Wenn eine solche Abwesenheitsnotiz in Ihrem Postfach landet – hätten Sie dann überhaupt noch Lust auf weitere Korrespondenz? Oder auf mögliche Geschäfte? Wahrscheinlich nicht. Wer sich auf die eigenen Befindlichkeiten konzentriert und sich über seine Leser lustig macht, verliert potenzielle Kunden. Ein Eigentor für Freiberufler und Unternehmer: Daher Finger weg von vermeintlich witzigen Abwesenheitsnotizen.
So auch nicht: Zur Schau gestellte Gleichgültigkeit
Eine ebenso unprofessionelle Wahl: Abwesenheitsnotizen, die von Bequemlichkeit oder Desinteresse zeugen. In diese Kategorie fallen Formulierungen wie
- „Falls Ihre Anfrage wichtig ist, setzen Sie sich ab dem 10. Juli nochmals mit mir in Verbindung.“
- „Alle bis zum 9. Juli eingehenden Mails werden automatisch gelöscht.“
- „Ich bin zurzeit im Urlaub: Ihre E-Mails werden weder gelesen noch bearbeitet.“
Kaum ein Leser dürfte begeistert sein, sich Termine merken und erneut eine E-Mail schreiben zu müssen. Oder mit Hinweisen auf die automatische Löschung oder Nichtbeachtung seiner Nachricht Gleichgültigkeit hoch zehn demonstriert zu bekommen. Die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz wollen nicht wissen, was nicht geht – sondern wann Sie ihnen weiterhelfen.
So funktionieren professionelle Abwesenheitsnotizen
Professionelle Abwesenheitsnotizen vermitteln freundlich und prägnant, wann und wie es mit zugestellten E-Mails weitergeht. Klären Sie folgende Fragen:
- Wann sind Sie wieder erreichbar? Das Datum Ihrer Rückkehr ins Büro oder in Ihr Geschäft zählt: Wann Sie sich in den Urlaub verabschiedet haben (oder auf Dienstreise gegangen sind), spielt für Ihre Leser keine Rolle.
- Was passiert mit den Nachrichten in Ihrem Postfach? Weisen Sie darauf hin, ob eingegangene E-Mails an Kollegen weitergeleitet werden. Und wann Sie sich wieder persönlich melden.
- Springt in dringenden Fällen ein Kollege oder Mitarbeiter ein? Falls sich die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz an einen anderen Ansprechpartner wenden können: Nennen Sie Name(n) und Kontaktdaten.
Je umfangreicher Ihr Korrespondentenkreis, desto allgemeiner sollten Sie formulieren. Immerhin muss Ihre Abwesenheitsnotiz zu allen Empfängern passen. Und pflegen Sie internationale Geschäftsbeziehungen, denken Sie bitte auch an eine englische Übersetzung.
So geht’s: Standardformulierungen
Mit konventionell formulierten Abwesenheitsnotizen bewegen Sie sich auf der sicheren Seite. Zwar können Standardvarianten sehr förmlich wirken. Doch folgende Beispiele sind immer eine gute Wahl:
- „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Mein Büro ist momentan nicht besetzt. Ab dem 10. Juli 2017 bin ich wieder erreichbar und werde Ihnen schnellstmöglich antworten. Vorerst herzliche Grüße (…).“
- „Leider bin ich bis zum 9. Juli 2017 außer Haus. Eingehende E-Mails werden an meinen Partner Max Mustermann weitergeleitet. Auf direktem Weg erreichen Sie Herrn Mustermann unter max.mustermann@firma.de oder unter 0123 / 4567 8900. Vielen Dank für Ihr Verständnis (…).“
- „Zurzeit kann ich Ihre Nachricht nicht persönlich entgegennehmen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann (Telefon: 0123 / 4567 8900, E-Mail: max.mustermann@firma.de). Ich selbst bin ab dem 10. Juli 2017 wieder für Sie da. Bis dahin viele Grüße (…).“
So geht’s auch: Abwesenheitsnotizen mit persönlicher Note
Professionelle Abwesenheitsnotizen vertragen einen zwischenmenschlichen und lockeren Ton. Das ist in Ordnung, sofern Sie den Empfängern Ihrer Nachricht höflich begegnen. Vielleicht mit einer der folgenden Varianten:
- „Wir machen Urlaub – und nehmen Ihr Anliegen ab dem 10. Juli 2017 erholt und tatkräftig in Angriff. Für Notfälle stehen unsere Kollegen vom Büro XYZ bereit (E-Mail: info@buero.de, Telefon: 0987 / 6543 2100). Mit herzlichem Gruß (…).“
- „Wir verabschieden uns in ein verlängertes Wochenende, melden uns aber am 4. Juli 2017 zurück. Unser Team wünscht Ihnen einen produktiven Start in die neue Woche (…).“
- „Dienstreisen müssen manchmal sein. Sie erreichen mich am 6. Juli 2017 wieder persönlich. Falls Ihr Anliegen nicht warten kann: Mein Kollege Max Mustermann (Telefon: 0123 / 4567 8900, E-Mail: max.mustermann@firma.de) hilft Ihnen gern weiter. Herzliche Grüße (…).“
Natürlich dürfen Sie sich gleichfalls für eine unkonventionelle Betreffzeile entscheiden: für „Sommerzeit – Ferienzeit“, „Wir machen Pause“ oder „Außendienst statt Homeoffice“. Das lesen die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz nicht überall, erhalten aber eine ebenso aussagekräftige Auskunft wie durch den Standardbetreff „Abwesenheitsnachricht“.
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Ich plane einen Longstay. Gut zu lesen, dass man bei der Abwesenheitsnotiz prägnante Informationen geben sollte. Ich werde sie fragen, ob sie den Briefkasten regelmäßig entleeren können.
Mein Mann und ich wollen uns für den Herbst ein Hotel buchen und etwas ausspannen. Dafür will ich dann eine professionelle Abwesenheitsnotiz bei meinem neuen Job hinterlassen. Danke für eure Tipps, wie professionelle Abwesenheitsnotizen funktionieren und was man nicht tun sollte.
Vielen Dank für diesen Beitrag zum Thema Abwesenheitsnotiz. Ich wusste nie, was ich in diese Notiz schreiben soll, als ich in den Sommerurlaub gefahren bin. Ich finde auch, dass eine Abwesenheitsnotiz sachlich und freundlich verfasst werden sollte.
Guten Tag, Herr Müller,
ich hoffe, dass Sie einen schönen Urlaub hatten (bzw. dass Sie einen schönen Urlaub haben werden, falls Sie zukünftig noch fahren). Und ich freue mich, dass mein Blogbeitrag Ihnen helfen konnte.
Viele Grüße
Sandra Meinzenbach
Eine gute Abwesenheitsnotiz erstellen zu können, finde ich sehr wichtig. Die Beispiele die hier genannt werden, sind wirklich sehr gut. Ich freue mich jetzt schon darauf in den Sommerurlaub zu fahren.
Hallo Nele,
es freut mich, dass Ihnen meine Beispiele gefallen. Und ich wünsche Ihnen auf diesem Weg schon einmal viel Vorfreude auf den nächsten Sommer und Ihren Urlaub.
Viele Grüße
Sandra Meinzenbach
Sorry, hier nochmals eine Idee, uzw. erzähle ich den Leuten gerne etwas, was diese eventuell noch nicht wussten. Ich liebe Geschichten…
Wussten Sie, dass es bis 1994 auf Korsika kein eigenes Bier gab, bis die Brasserie Pietra auf die Idee kam, Bier aus Kastanienmehl zu brauen, aus dem selbst Kuchen, Likör und sogar Eis hergestellt werden? Wie all diese Spezialitäten aus Kastanienmehl schmecken, werde ich bis einschließlich zum 7. Juli ausprobieren. Ab dem 8. Juli sitze ich wieder am Schreibtisch, vermutlich ohne Kastanienbier, aber bestimmt um einige Eindrücke reicher.
Jusque-là!
Ute Mai
textschmiede ulm
Hallo Frau Mai,
vielen Dank für den Hinweis auf die korsischen Spezialitäten aus Kastanienmehl. Dann können alle, die ihren Urlaub Corona-bedingt in Deutschland verbringen, in weitere Fernen schweifen …
Dass Sie bereits im Text auf Ihre Urlaubszeiten hinweisen, ist eine gute Idee! Ich selbst handhabe es eher so, dass meine Stammkunden und regelmäßigen Auftraggeber vorab eine direkte Ankündigung meines Urlaubs erhalten: Dann können wir Deadlines, die in die Urlaubszeit fallen, verschieben. Oder ich kann Kolleginnen oder Kollegen als Vertretung anfragen.
Damit viele Grüße
Sandra Meinzenbach
Danke für diesen ausführlichen Beitrag.
Ich denke, dass sich die meisten Menschen über ihre Abwesenheitsnotiz keine tieferen Gedanken machen. Zumindest nicht so wie all jene, die – wie wir – mit Sprache zu tun haben.
Was meine Texte angeht: Ich versuche immer schon im Text selbst den Urlaubsmodus so gut es geht zu transportieren. Das wirkt “abschreckend” und die Leute lassen mich tatsächlich im Urlaub in Ruhe. Natürlich sollte man niemanden vor den Kopf stoßen!
Beispiele:
Sehr geehrte/r Mailer/in,
das Notebook bleibt aus, der Duden im Regal, die süße Nervennahrung – Grundnahrungsmittels vieler Redakteure & Texter – in der Schreibtischschublade und ich bin in vom …. bis zum …. September #off.
Ich wünsche Ihnen einstweilen alles Gute! Bleiben Sie mir gewogen und gerne bis bald!
Ihre
oder
(…) die Ute Mai von der textschmiede ulm hat Ferien und urlaubt am Meer. Ich bitte daher um Nachsicht, dass Ihre Anfrage in der Zeit vom 1. September bis zum 13. September nicht beantwortet wird.
Ab Montag den 17. September stehe ich Ihnen gerne wieder voller Tatendrang zur Seite. Wie gewohnt mit allen Buchstaben des Alphabets und vielen frischen Ideen rund um Ihre Unternehmenskommunikation.
Doch bis dahin heißt es bei mir: „Müssma warten!“ (Zitat aus dem hinreißenden Buch “Theo” von Daniel Glattauer, Wien 2010)
Ihre
usw.
Ich finde die Ideen und Anregungen wirklich top! Mache mich selbst auch an die Arbeit, diese Notizen etwas anschaulicher zu gestalten. Danke für diese tollen Tipps.
Vielen Dank für Ihr Lob.
Ich freue mich, wenn Sie einige Anregungen aus meinem Beitrag mitnehmen konnten.
Viele Grüße
Sandra Meinzenbach
Sehr nützlicher Beitrag! Ich ärgere mich auch immer über diese Standarddinger, die mich zwingen (wollen), zu einem dem Empfänger genehmen Zeitpunkt erneut aktiv zu werden…
Vielen Dank.
Schlechte Abwesenheitsnotizen ärgern mich auch. Aber ich muss sagen: Bei mir landen tatsächlich auch sehr gut formulierte Nachrichten. In diesem Sinne: Ein Lob an alle, die es richtig machen.
Viele Grüße
Sandra Meinzenbach