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In meinem letzten Beitrag habe ich Ihnen Empfehlungen für passende Grußformeln in Ihren geschäftlichen Schreiben und E-Mails gegeben. Heute geht es um das Gegenstück: um die richtige Anrede.
Möglichkeiten gibt es viele. Mit Ihrer Anrede entscheiden Sie über Stil und Wirkung Ihres Schreibens. Und gerade, wenn Sie zum allerersten Mal schreiben, setzen Sie Zeichen für die gegebenenfalls noch folgende Korrespondenz. Daher gebe ich Ihnen Tipps für die korrekte Anrede im Geschäftsbrief – und ich weise Sie auf No-Gos hin. Darüber hinaus erhalten Sie einige Grundsatztipps: unter anderem für korrekte Anredeformen, falls Sie sich an mehrere Empfänger und Empfängerinnen richten.
Die Anrede im Geschäftsbrief: Diese Möglichkeiten haben Sie
1. Der Klassiker: „Sehr geehrte Frau (…)“, „Sehr geehrter Herr (…)“
Diese Anrede ist stets korrekt. Sie können sie immer verwenden – vor allem, wenn Sie
- sich an noch unbekannte Empfänger(innen) richten,
- in einer eher konventionellen Branche arbeiten,
- sich an Adressaten richten, die selbst in konventionellen Bereichen tätig sind – oder von denen Sie wissen, dass sie konservativ eingestellt sind,
- Angebote, Rechnungen oder Mahnungen verschicken oder
- sich irgendwo bewerben.
Allerdings wirken die klassischen Anreden „Sehr geehrte Frau (…)“ und „Sehr geehrter Herr (…)“ auch in Geschäftsbriefen
- konventionell und sehr förmlich,
- durchaus unpersönlich, distanziert und steif.
2. Sonderfall: „Sehr geehrte Damen und Herren (…)“
Eine unpersönliche Anrede im Geschäftsbrief? Verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ nur, wenn Sie die Namen Ihrer Adressatinnen und Adressaten nicht ermitteln können. Wenn Sie zum ersten Mal schreiben, finden Sie ihre Namen vielleicht auf der Firmenwebsite. Und falls nicht? Versuchen Sie, den Empfängerkreis so weit wie möglich einzugrenzen. Dann gelingt Ihnen eine sympathischere und etwas persönlichere Anrede: unter anderem mit
- „Sehr geehrtes Serviceteam“,
- „Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten“,
- „Liebe Neukunden“.
3. Weniger förmlich: „Guten Tag, Frau/Herr (…)“
„Guten Tag“ wirkt freundlich und neutral, aber weniger steif und viel moderner als „Sehr geehrte/r (…)“. Auch diese Anrede eignet sich immer:
- beim ersten Kontakt,
- für Informationspost oder Werbebriefe und auch
- für Angebote oder Rechnungen.
Weiterer Pluspunkt: „Guten Tag“ ist die optimale Form, wenn Sie zuerst schreiben und das Geschlecht der angesprochenen Person nicht erkennen können. Möglich ist das bei
- Vornamen aus migrantischen Kontexten,
- (abgekürzten) Vornamen wie „Alex“ und „Maxi“,
- Formen wie „Kim“, „Luca“, „Deniz“ oder „Robin“.
Verwenden Sie in solchen Fällen den Vor- und auch den Nachnamen: „Guten Tag, Maxi Richter“ oder „Guten Tag, Robin Wagner“.*
* Wenn Sie das Geschlecht Ihrer Adressaten nicht kennen, können Sie am Ende Ihres Schreibens einen erfragenden Hinweis einfügen. Große Unternehmen tun das zum Teil schon: „Eine individuelle Ansprache ist mir/uns wichtig: Bitte sagen Sie mir/uns, wie ich/wir Sie anreden sollen.“ Das ist allemal vorteilhafter, als eine falsche Anredeform und gegebenenfalls auch falsche Pronomen zu verwenden.
4. Freundschaftlich-persönlich: „Liebe Frau (…)“, „Lieber Herr (…)“
Diese Anrede bleibt keineswegs auf private Briefe oder E-Mails beschränkt. Sie können sie auch für geschäftliche Briefe und E-Mails nutzen. Allerdings sollten Sie diese persönliche und vertraute Form nicht in Ihrem ersten Schreiben nutzen.
Ausnahme: Sie kennen die Empfängerin oder den Empfänger bereits und es hat sich ein freundschaftlicher Kontakt ergeben. Vielleicht sind Sie und Ihr Gegenüber auch schon per Du: Dann können Sie die Anrede „Liebe/r (…)“ jederzeit mit dem Vornamen Ihrer Adressatinnen und Adressaten kombinieren.
Allerdings empfiehlt sich die Anrede „Liebe/r (…)“ nicht nur bei persönlicher Bekanntschaft – sondern auch,
- wenn Ihre Korrespondenz länger anhält und sich ein ungezwungenerer bis vertrauter Ton ergibt,
- wenn Sie und Ihr Gegenüber sich auf vertrauter Basis auf Augenhöhe begegnen (im Falle von Teampartnern oder Branchenkollegen),
- wenn Sie geschäftliche Geburtstagsgrüße, Weihnachtsgrüße oder Ihren Newsletter verschicken: Hier sind „technische“ Anredeformen alles andere als angebracht.
5. Lockere Anrede: „Hallo (…)“
„Hallo“ galt in geschäftlichen Briefen und E-Mails lange als Tabu. Inzwischen hat sich diese Anrede vor allem in der E-Mail-Korrespondenz behauptet:
- wenn Sie die Empfänger(innen) Ihrer Mails persönlich kennen oder
- wenn sich bei länger anhaltendem Mailverkehr auch ohne persönliche Bekanntschaft ein lockerer, vertrauter Ton eingestellt hat.
Auch hier können Sie wahlweise den Vornamen oder den Nachnamen Ihrer Adressaten verwenden – je nachdem, ob das Sie sich duzen oder beim „Sie“ bleiben. Achten Sie allerdings darauf, dass Sie
- noch unbekannte E-Mail-Partner nicht einfach mit „Hallo (…)“ anschreiben: das wirkt respektlos und übergriffig,
- in analogen Geschäftsbriefen, Grußkarten oder Glückwünschen besser zu „Guten Tag, Frau (…)“ oder „Lieber Herr (…)“ greifen.
No-Gos bei der Anrede im Geschäftsbrief
1. „Werte Frau (…)“, „Verehrter Herr (…)“
Diese Anreden wirken veraltet und antiquiert: altmodisch, angestaubt und alles andere als zeitgemäß. Ihre Adressatinnen und Adressaten dürften sich nicht ernst genommen fühlen: Verzichten Sie daher auf beide Formen der Begrüßung.
2. „Hi (…)“
Behalten Sie sich „Hi (…)“ für Ihre privaten Schreiben oder E-Mails vor. In der geschäftlichen Korrespondenz ist diese Anrede ein absolutes No-Go – egal, wie gut Sie Ihr Gegenüber kennen und wie locker Sie miteinander umgehen.
So finden Sie passende Anreden für Ihre Geschäftsbriefe
Sie suchen die richtige Anrede für Ihre Anschreiben? Dann gilt im Grunde Ähnliches wie für die Grußformel. Die Wahl Ihrer Anrede hängt davon ab, ob es in Ihrer Firma eine vorgegebene Corporate Language und damit auch eine festgesetzte Anredeform gibt – oder ob Sie frei entscheiden können. Wenn Sie die Wahl haben, dann hängt die Anrede im Geschäftsbrief von mehreren Fragen ab:
- sowohl von Ihrem eigenen Tätigkeitsbereich (konservatives Unternehmen oder lockeres Start-up?) als auch von der Branche, an die Sie Ihr Schreiben richten,
- vom Empfänger Ihres Schreibens (konservativ oder eher unkonventionell eingestellt?) – sofern Sie bereits wissen, an wen Sie sich wenden,
- davon, wie Sie und Ihr Unternehmen auf die Adressatinnen und Adressaten Ihrer Nachrichten wirken wollen,
- von Ihrem persönlichen Stil und Ihrem eigenen Ermessen.
Wenn Sie auf Briefe oder E-Mails reagieren, dann übernehmen Sie am besten die Anrede, die Ihr Gegenüber benutzt hat. Und wenn Sie mit „Sehr geehrter Herr (…)“ oder „Guten Tag, Frau (…)“ begonnen haben, bei anhaltender Korrespondenz aber formloser werden wollen? Dann testen Sie eine lockere Anrede, indem Sie zwei Varianten kombinieren:
- „Sehr geehrte, liebe Frau (…)“ oder
- „Guten Tag, lieber Herr (…)“.
Geht Ihr Gegenüber auf die lockere Anrede ein, dann bleiben Sie dabei.
Sie wenden sich an mehrere Empfänger? Zusatztipps für die Anrede im Geschäftsbrief
Wenn Sie mehrere Personen anschreiben, müssen Sie natürlich alle Adressaten benennen. Sie können die Anrede nebeneinander oder alternativ untereinander anordnen:
„Guten Tag, Frau (…), guten Tag Herr (…)“ oder
„Sehr geehrte Frau (…),
sehr geehrter Herr (…),
sehr geehrter Herr (…)“.
Richten Sie sich nur an zwei Personen, empfehle ich die Anordnung nebeneinander. Wenden Sie sich an drei oder mehr Personen, ordnen Sie die Anreden besser untereinander an: So schreiben Sie übersichtlicher. Achten Sie darauf, Ihre Anreden an zweiter, dritter oder vierter Stelle mit einem kleinen Anfangsbuchstaben zu beginnen.
Und die Reihenfolge der Adressatinnen und Adressaten? Die Reihenfolge richtet sich nach der Hierarchie im Unternehmen – nicht nach dem Grundsatz „Frauen zuerst“. Nennen Sie also beispielsweise
- erst den Geschäftsführer,
- dann die stellvertretende Geschäftsführerin,
- dann die Geschäftsleiterin und
- zuletzt den Abteilungsleiter.
Nicht zuletzt …
Vielleicht schreiben Sie an Menschen, die einen Titel tragen („Professorin“, „Doktor“) oder die ein politisches Amt innehaben: an (Ober-)Bürgermeister oder Minister. Wie gehen Sie dann mit der Anrede um?
Bei akademischen Titeln führen Sie im Adressfeld alle Titel an. Abkürzen dürfen Sie dabei: beispielsweise „Frau Prof. Dr. Dr. h. c. (…)“. In Ihrer eigentlichen Briefanrede nennen Sie dagegen nur den höchsten Titel – und nur „Professor“, „Professorin“ und „Dr.“. Auf niedrigere Grade wie Magister, Master oder Bachelor verzichten Sie:
- „Sehr geehrte Frau Professorin Müller (…)“: den Professorentitel müssen Sie in der Anrede stets ausschreiben,
- „Sehr geehrter Herr Dr. Wagner (…)“: den Doktorgrad können Sie abkürzen.
Bei politischen Ämtern nennen Sie dagegen die Amtsbezeichnung, dann den Nachnamen und (zum Beispiel bei Ministerämtern) gegebenenfalls das Amt an sich:
- „Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister Reiter (…)“ oder
- „Sehr geehrte Frau Ministerin Paus, Bundesministerin für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (…)“.
So klappt es mit Ihrer korrekten Anrede im Geschäftsbrief – auch dann, wenn es sich um etwas kompliziertere Fälle handelt.